Instructivos y Reglamentos

a) Investigación Iniciada por el/la Investigador/a

Para todo proyecto de investigación Iniciada por el/la Investigador/a se busca promover:

• El trabajo conjunto con áreas y de servicios de apoyo de la Escuela de Medicina, entre éstas: Biobanco de tejidos, Biobanco de organelos, Unidad de Servicios de Apoyo a la Investigación (USAIN), Centro de Investigación Clínica UC (CICUC), Centro de Innovación en Modelos Biomédicos Experimentales (CIBEM).
• Que todos los investigadores de la Escuela de Medicina tengan una cuenta actualizada de ORCID la cual esté sincronizada con WoS y Scopus.
• Que todo proyecto solicite el máximo monto de overheads permitido por bases. Estos recursos serán administrados por la VRI y DIEMUC de acuerdo a sus correspondientes planificaciones presupuestarias. En caso que las bases no indiquen un monto o porcentaje máximo de overhead, y no estén explícitamente excluidos, se deberá considerar un 20% del monto a solicitar al financista.
• Que todo proyecto considere recursos para su gestión administrativa y financiera. En el caso de proyectos institucionales (no FONDECYT) corresponde a un 3% del monto a ser administrado por la Universidad.
• Una estrecha comunicación con la DIEMUC, para lo cual el/la IR debe enviar a la DIEMUC (proyectos.didemuc@uc.cl) la versión final del proyecto postulado, así como el Informe de evaluación emitido por el Financista. Una vez adjudicado, debe enviar a la DIEMUC todos los antecedentes y documentos emanados por el Financista, para la gestión del convenio de subvención correspondiente.
• Generar instancias de capacitación para los/las investigadores y sus equipos de trabajo, para lo cual la DIEMUC ofrecerá talleres sobre estrategias de formulación, procesos de postulación, gestión administrativa financiera y uso de sistemas informáticos de la Escuela de Medicina y de la Universidad.

b) Investigación por Encargo

Para todo proyecto de investigación por Encargo se busca promover:

• El trabajo conjunto con áreas y de servicios de la Escuela de Medicina, entre éstas: Biobanco de tejidos, Biobanco de organelos, Unidad de Servicios de Apoyo a la Investigación (USAIN), Centro de Investigación Clínica UC (CICUC), Centro de Innovación en Modelos Biomédicos Experimentales (CIBEM).
• Que previamente a definir una propuesta técnica y económica para un mandante, el proyecto será presentado a la DIEMUC (proyectos.didemuc@uc.cl) para su revisión y validación. En el caso de estudios clínicos de la industria farmacéutica y de dispositivos médicos, el contacto del mandante será directamente a través del CICUC (factibilidades.cicuc@uc.cl).
• La sustentabilidad de la actividad de investigación, para lo cual se definen los siguientes overhead sobre los costos directos del Proyecto, que deben ser considerados al momento de elaborar el presupuesto:
  • Licitaciones con el Estado: 5%
  • Proyectos no clínicos o preclínicos mandatados por empresas privadas: 30%
  • Estudios clínicos de la industria farmacéutica y dispositivos médicos: 20%

Estos recursos serán administrados por la DIEMUC de acuerdo a sus correspondientes planificaciones presupuestarias. Cada Departamento podrá incluir sus propios overheads, los cuales deberán quedar formalizados en sus respectivos planes departamentales de investigación.

• Además, todo proyecto de investigación deberá considerar recursos para la gestión administrativa financiera del proyecto, los cuales corresponden a un 3% del monto de los costos directos que serán administrados por la UC. Este concepto no aplica en el caso de los estudios clínicos de la industria farmacéutica y de dispositivos médicos.
• En complemento, se debe considerar en el presupuesto del proyecto el 10% de retención de la UC sobre el ingreso y el IVA.
• Generar instancias de capacitación para los/las investigadores y sus equipos de trabajo, para lo cual la DIEMUC ofrecerá talleres sobre estrategias de formulación, procesos de postulación, gestión administrativa financiera y uso de sistemas informáticos de la Escuela de Medicina y de la Universidad.

Descarga la política aquí.

Introducción

Propósito: entregar información sobre los aspectos mínimos a considerar en la postulación a fondos concursables de proyectos de investigación iniciados por el/la investigador/a.

Alcance: El presente documento es instructivo de referencia para las postulaciones a:

1. Fondos intramurales, es decir fondos concursables de la Universidad o la Escuela de Medicina, y
2. Fondos extramurales, tanto nacionales (ANID, CORFO, INACH, ACHS, MINSAL, Sociedades Científicas Médicas Chilenas, Fundaciones nacionales, etc.) como internacionales (NIH, Horizon, ICGEB, BMBF, Fundaciones extranjeras, etc.),

en el cual participen académicos de la Escuela de Medicina en cualquiera de los roles definidos por la convocatoria (Investigador/a Responsable, Director/a, Investigador/a Patrocinante, Coinvestigador/a, Investigador/a Asociado, entre otros).

Se excluyen del presente instructivo los proyectos de investigación por encargo, tales como estudios clínicos de la industria farmacéutica y dispositivos médicos o de otros tipos estudios solicitados por una empresa o una entidad públicas.

Documentos relacionados: Bases técnicas y/o administrativas de los programas de financiamiento, Políticas y procedimientos establecidos por la Vicerrectoría de Investigación de la Universidad (VRI-UC) (disponibles en Investigación) y procedimientos financieros establecidos por la Vicerrectoría Económica de la Universidad (VRE-UC) (disponibles en Finanzas).

En aquellas convocatorias donde la Dirección de Investigación de la Escuela de Medicina (DIEMUC) publique un cronograma en el sitio web, se deberán seguir las instrucciones establecidas para esa convocatoria en particular, aun cuando se deberá tomar como referencia el presente instructivo para aquellos aspectos no abordados en el cronograma publicado para tal convocatoria.

1. GENERALIDADES

• Las bases de postulación de cada convocatoria detallan en cada caso la finalidad, así como los objetivos específicos de la convocatoria, y presentan definiciones críticas para que un proyecto de investigación sea considerado como pertinente al financiamiento otorgado.
• Las bases y formularios de un programa de financiamiento pueden presentar cambios de un año a otro, por lo que es de suma importancia revisar en detalle la información de la convocatoria a la cual se está postulando.
• Se debe en todo momento utilizar el formulario dispuesto por la convocatoria vigente.
• Para aquellas convocatorias que disponen de sistemas en línea de postulación se debe considerar que parte de los antecedentes del proyecto deberán completarse directamente en este sistema dispuesto para estos fines. Se recomienda revisar en detalle el sistema de postulación en línea en cuanto se abra la convocatoria para familiarizarse con su estructura, así como identificar dudas.
• Independiente de las exigencias de las bases de la convocatoria, en todo momento un proyecto de investigación deberá cumplir con el marco regulatorio nacional, relacionado tanto con los voluntarios o sujetos de estudio como con las personas que forman parte del equipo de investigación.
• Se deben respetar las fechas institucionales dispuestas por la DIEMUC y la Vicerrectoría de Investigación (VRI) la etapa de formalización y validación de la propuesta que se presentará a la convocatoria.

2. ASPECTOS TÉCNICOS Y DE SEGURIDAD DE LA INVESTIGACIÓN

• Todo nuevo proyecto de investigación en etapa de postulación, independiente de lo exigido por las bases de la convocatoria a la que se postulará, deberá ser presentado a la Coordinación de Ética y Seguridad de la Vicerrectoría de Investigación (VRI) de la Pontificia Universidad Católica de Chile (UC), de acuerdo con el Reglamento de Comités Éticos Científicos (DR 231-2014). Los principios rectores que deben ser aplicados en toda investigación, así como los conductos a seguir e información relevante se encuentra disponible en Ética y Seguridad.
• Dependiendo de la naturaleza de la investigación, la propuesta podrá ser revisada por uno o más Comités Éticos Científicos (CEC) o de Seguridad institucionales
• El inicio del proceso se realiza mediante la presentación a través de formulario en línea disponible en Evaluación ética, cuyo resultado es un Certificado de Recepción de Documentos, donde se indica el código único de registro asignado a la nueva iniciativa de investigación, así como el o los CECs y/o Comité de Seguridad que revisarán la iniciativa.
• Es de relevancia considerar la temporalidad de cada uno de los procesos para asegurar que la propuesta presentada se enmarque en las fechas indicadas por la UC, así como en el marco temporal de la convocatoria respectiva.
• En el caso que la propuesta de investigación sea adjudicada, se iniciará el proceso de revisión como tal, con el propósito de obtener la aprobación del o de los CECs y/o Comité de Seguridad para poder iniciar la ejecución del proyecto.
• Es común que el financista defina un plazo máximo para obtener estas aprobaciones desde la fecha de firma del convenio específico, así como restrinja la entrega de fondos al envío de las actas de aprobación.

3. PROYECYOS INTRAMURALES

3.1 Proyectos de la VRI

• Las distintas convocatorias de la VRI, así como sus bases y formularios se pueden encontrar en:
  • https://investigacion.uc.cl/concursos
  • https://transferenciaydesarrollo.uc.cl/financiamiento/programas-de-apoyo
• Todo proyecto de investigación que postule a fondos concursables de la VRI debe contar con el apoyo de la correspondiente Unidad Académica, por lo cual se deberá enviar el formulario de postulación completo y firmado en versión word a la DIEMUC a los correos proyectos.didemuc@uc.cl y leticia.gonzalez@uc.cl, al menos 3 días hábiles antes de la fecha de cierre de la convocatoria.
• Para postulaciones de proyectos, tales como Interdisciplina, Investigación Pastoral, Acelerador, entre otros, se deberá enviar además:
  1. Formulario de postulación completo y firmado original por el/la IR.
  2. Certificado de Recepción de Documentos que se genera de manera automática al registrar el proyecto en el sitio de evaluación ética de la Coordinación de Ética y Seguridad UC.
  3. Documento de Compromisos y Requerimientos (descargar formato) firmado por el/la Investigador/a Responsable (IR) y el/la Jefe/a de su Departamento Académico.
• Una vez registrada y revisada la postulación, la DIEMUC obtendrá la firma del Decano y/o Director de Escuela.

3.2 Proyectos de la DIEMUC

• Las distintas convocatorias de la DIEMUC, así como sus bases y formularios se pueden encontrar en el sitio.

4. PROYECTOS EXTRAMURALES

• Para aquellas postulaciones a fondos concursables externos a la Universidad, se requiere de un Patrocinio Institucional, por lo cual la VRI solicitará además de los antecedentes del proyecto una Declaración Obligatoria Institucional (DOI) por cada Facultad que participe en la iniciativa de investigación.
• La DOI es un documento institucional (DR 11-1998) mediante el cual:
  1. El Coordinador Académico del proyecto declara conocer y aceptar que la gestión administrativa del proyecto está sujeta a las normas y disposiciones que la Facultad y la Universidad han establecido para estos efectos.
  2. El Decano que suscribe declara conocer en detalle el contenido, el significado académico e implicancias económicas-administrativas que tiene el proyecto.
  3. El Decano, a nombre de la Facultad que suscribe, apoya el proyecto en cada una de sus partes y asume la responsabilidad de velar por su adecuada gestión.
• La DOI cuenta con un Anexo de Aportes a la Investigación que detalla los recursos comprometidos por la Facultad al proyecto. Si la convocatoria no requiere aportes de la Institución, se deberá completar con $0.-
• Si el/la IR que postula pertenece a la Escuela de Medicina, se deberán presentar todos los antecedentes a la DIEMUC para obtener la firma del Decano.
• De igual forma, un académico de la Escuela de Medicina que participe en una postulación cuyo IR pertenece a otra Unidad Académica o Universidad, deberá presentar los mismos antecedentes de la iniciativa a la DIEMUC.

4.1 Antecedentes mínimos solicitados por la DIEMUC

• Certificado de Recepción de Documentos ética UC que se genera de manera automática al registrar el proyecto en el sitio evaluación ética de la Coordinación de Ética y Seguridad Institucional.
• Listados de investigadores del proyecto: nombre, rol en el proyecto de acuerdo a las bases de la convocatoria, horas semanales de compromiso al proyecto y filiación de cada uno, pertenezcan o no a la Escuela de Medicina o la Universidad. Por política de remuneración académica, también es relevante indicar el orden de los coinvestigadores de la Escuela de Medicina.
• Carta de apoyo del Jefe/a del Departamento: En el caso de investigadores de la Escuela de Medicina no académicos (o con contrato menor a 22 horas semanales), se debe entregar adicionalmente una carta de apoyo del / de la Jefe/a del Departamento (descargar formato).
• Personal de apoyo a la investigación que participará del proyecto, y que son funcionarios de la Universidad: nombre, RUT, horas semanales de compromiso al proyecto, y filiación.
• Cuando corresponda, indicar la participación de otras entidades públicas o privadas, detallando el rol que cumplirán en el proyecto y los aportes de recursos valorizados o pecuniarios.
• Dependencias y/o laboratorios de la Escuela de Medicina donde se realizarán actividades del proyecto. Si el proyecto contempla actividades en varias dependencias de la Escuela de Medicina, de la Universidad y/o de otras instituciones, se deberá indicar resumidamente qué actividades se realizarán en cada una, para lo cual se debe utilizar el Documento de Compromisos y Requerimientos (descargar formato).
• Indicar si para la ejecución del proyecto se requiere hacer uso de servicios de la Escuela de Medicina (revisar servicios) tales como bioterio o boxes para voluntarios, para lo cual se debe ocupar el Documento de Compromisos y Requerimientos. En todos los casos se debe contactar previamente al encargado correspondiente para confirmar factibilidad técnica. Además, tener en consideración que durante la ejecución del proyecto es probable que el financista de igual forma exija 3 cotizaciones, las cuales deberán ser entregadas al momento de justificar el gasto.
• Formulario de postulación: Formato entregado por financistas del concurso a postular.
• Presupuesto detallado en Excel de acuerdo al formato establecido por la convocatoria y su justificación. Para el presupuesto se debe tener en consideración, y siempre que las bases lo permitan:
  1. Incentivos a funcionarios UC: se recomienda que los incentivos asignados a académicos y personal de apoyo a la investigación sean proporcionales a la dedicación horaria. En el caso que las bases de convocatorias definan montos máximos, contemplar también las proporcionalidades de dedicación horaria.
  2. Contratación de personal de apoyo a la investigación: presupuestar montos de costo empresa, los cuales incorporan tanto la remuneración como los gastos asociados a la legislación laboral y las políticas de remuneraciones de la UC, de acuerdo al perfil de los cargos considerados. Es relevante considerar que aquellos gastos generados por las leyes laborales o las políticas UC que no sean rendibles al proyecto, deberán ser cubiertos en su totalidad por el Departamento Académico al cual está afiliado el/la IR, por lo cual es muy importante evaluar y proyectar estas posibles situaciones al momento de la postulación.
  3. Pasajes y viáticos: los montos presupuestados deberán ajustarse a las políticas de la UC, independiente de lo establecido por las bases de la convocatoria.
  4. Gastos de administración superior indirectos (overhead): la política UC indica que se deberá presupuestar el monto máximo permitido por las bases de la convocatoria. Los overheads son administrados institucionalmente y su uso queda definido por la VRI y la DIEMUC.
  5. Gastos de gestión administrativa y financiera del proyecto: para aquellas iniciativas de investigación de administración Institucional, se deberá presupuestar un monto mensual para cubrir los gastos de esta gestión, el cual corresponde a un 3% del monto adjudicado que será administrado en la UC.
  6. Uso de servicios de investigación: en este sitio se pueden revisar los servicios de investigación ofrecidos por la Escuela y sus respectivas tarifas. Se deberá confirmar con el encargado de la unidad de servicio, la factibilidad técnica en relación al tiempo requerido, al número de muestras, animales o voluntarios a considerar. Considerar que durante la ejecución del proyecto se deberá justificar al financista el uso de estos servicios, justificando las razones técnicas de utilizar un servicio ofrecido por la UC, y obtener la aprobación del financista previamente a que los servicios sean realizados.
• Aportes valorizados. Si la convocatoria considera la opción de aportes institucionales o de entidades contrapartes, se deberán tener presente los siguientes criterios para estimar los aportes valorizados de la Escuela de Medicina:
  1. Remuneraciones: se podrá considerar el proporcional del sueldo base y asignaciones por labores académicas permanentes, y que no guarden relación con asignaciones por jefaturas, respecto a las horas de dedicación comprometidas al proyecto.
  2. Uso de Infraestructura: las facilidades de investigación de la Escuela de Medicina se pueden valorizar a 1,5 UF/m2 proporcionalmente a los requerimientos de las actividades del proyecto.La propuesta de aportes valorizados es revisada por la DIEMUC para asegurar la factibilidad de comprometer estos recursos, y se formalizará mediante el Anexo de aportes de la DOI.Propuesta de investigación: versión preliminar que contenga al menos estado del arte y problema a abordar, pregunta y/o hipótesis, objetivos y aspectos metodológicos.

4.2 Declaración Obligatoria Interna (DOI)

• Se deberá enviar la DOI firmada por el/la IR o coordinador académico dentro de la Escuela de Medicina con mayor responsabilidad en propuestas lideradas por otras unidades académicas o Universidades. El documento debe ser enviado en formato Word al correo proyectos.didemuc@uc.cl.
• Una vez revisada la postulación, es finalmente el/la directora/a de la DIEMUC quien visará el proyecto para su entrega a firma del Decano.
• En caso de postulaciones donde participen académicos de distintas facultades, la VRI solicitará al menos una DOI por cada Facultad UC involucrada, por lo cual se deberá tener consideración las temporalidades de los procesos internos de las otras unidades académicas de la UC o de otras universidades.
• En el caso de los aportes valorizados se deberá tener en consideración lo establecido en el punto 3.7, y será la DIEMUC la que entregue este documento ya firmado por el Decano.
• Una vez el Decano haya firmado la DOI y su anexo de aportes, se enviará este documento en formato pdf al IR. Será responsabilidad exclusiva del investigador hacer llegar los documentos firmados a la VRI, en acuerdo a las exigencias de ésta.

5. PLAZOS Y FORMA DE ENTREGA DE ANTECEDENTES A LA DIEMUC

5.1 Convocatorias VRI

• Para las convocatorias VRI, se solicitará enviar a los correos proyectos.didemuc@uc.cl y leticia.gonzalez@uc.cl los antecedentes indicados en el punto 3.1 del presente instructivo al menos 3 días hábiles antes de la fecha de cierre de la convocatoria, indicando la convocatoria al que se postula y nombre del/ de la IR del proyecto.
• Al momento de la adjudicación, la DIEMUC informará directamente a la VRI la cuenta presupuestaria (Unidad Imputable) a la cual se deberán transferir los fondos.

5.2 Convocatorias DIEMUC

• Para las convocatorias DIEMUC, referirse a las bases de cada convocatoria en el sitio web para mayor detalle.

5.3 Convocatorias Extramurales

• Para los proyectos extramurales, los antecedentes del proyecto establecidos en el punto 4 del presente instructivo deberán ser enviados al correo proyectos.didemuc@uc.cl al menos 5 días hábiles antes de lo establecido por la VRI para entregar la DOI.
• El asunto del correo eléctrico con los antecedentes de la postulación deberá hacer referencia a la convocatoria y el/la IR.
• Además, se solicitará enviar la versión final postulada. Una vez publicados los resultados de la convocatoria, también se solicitará enviar el informe de evaluación del proyecto enviado por el financista (ANID, NIH, etc.).

6. CONSULTAS E INFORMACIONES

• Para Convocatorias Extramurales y VRI, se puede contactar a Catalina Troncoso o Claudia Huerta, Coordinadoras de Investigación de la DIEMUC, al correo proyectos.didemuc@uc.cl o bien al anexo 2423.
• Para Convocatorias de la DIEMUC, se puede contactar a Pilar Vinagre, Asistente de la DIEMUC, al correo mvinagrec@uc.cl o bien al anexo 8170.

Esta guía contiene los pasos a seguir para poder obtener el identificador de investigador ORCID y vincularlo con las publicaciones de revistas indexadas WoS o Scopus.

Primero: registro en ORCID

1. Ingresar en la plataforma ORCID en el link https://orcid.org/register y completar los tres pasos del registro

Información relevante:

• Se sugiere registrar el correo usario@uc.cl
• En el campo “Empleo” incluir como Organización a la Pontificia Universidad Católica de Chile.

Segundo: vincular con WoS

La indexación de revistas conocida anteriormente como ISI ahora se denomina Web of Science o WoS, y es un servicio suministrado por la empresa Clarivate Analytics.

ResearcherID es el identificador que utiliza WoS para los investigadores.

Los siguientes son los pasos a seguir para tener un código en ResearcherID de WoS y luego vincular con ORCID:

1. Ingresar a la plataforma Clarivate en el link https://clarivate.com/products/scientific-and-academic-research/research-discovery-and-workflow-solutions/researcher-profiles/
2. Hacer click en el botón Create or manage your profile

Si no tiene cuenta en Clarivate Web of Science hacer click en el botón Registrarse (Register en la versión en inglés).

Completar los datos solicitados para el registro

Una vez registrado, o si ya tiene cuenta en Clarivate Web of Science, en el menú lateral izquierdo hacer clic en la opción Perfil de Investigador (Researcher Profile en la versión en inglés).

El sistema buscará publicaciones que proponer y aparecerán propuestas que tendrá que aceptar o rechazar según corresponda. Al menos debe tener una publicación para generar el identificador, que aparecerá automáticamente a continuación del siguiente icono:

Una vez registrado, en el menú desplegable que aparece en el nombre de usuario ir a la opción de Configuración, y luego en el menú izquierdo hacer clic en la opción de Ajuste de cuenta

Aparecerá un menú en inglés donde se debe hacer clic en la opción Connected accounts y luego buscar el botón conectar con ORCID, para finalmente hacer clic en el botón de Autorizar acceso.

Tercero: vincular con Scopus

El Author Identifier se trata de un número que identifica de manera única a un autor agrupando todas sus variantes de firma y todas sus publicaciones indexadas en la base de datos Scopus.

Los siguientes son los pasos a seguir para obtener un Author ID de Scopus y luego vincular con ORCID:

1. Ingresar a la plataforma Scopus en el link https://www.scopus.com/search/form.uri?display=authorLookup#author

El Scopus Author ID es creado automáticamente por un algoritmo que extrae los metadatos de las publicaciones en el momento que un autor tiene dos o más documentos indexados en Scopus.

2. Para conocer el Author ID se deber hacer una búsqueda por autor introduciendo los apellidos y nombre.

2. Luego hacer click sobre el nombre del autor en la lista de resultados y acceder a su perfil en donde se puede comprobar el Scopus Author ID que aparecerá al lado del icono SC.
3. Si tiene ORCID puede vincular en el ícono

2.  Donde se solicitará el código ORCID y clave de acceso.

Paso 4: vincular con Repositorio UC

Los siguientes son los pasos para vincular ORCID con el Repositorio UC:

1. Ingresar a Biblioteca UC en el link: https://servicios.bibliotecas.uc.cl/orcid/prod/index.php
2. Hacer clic en el botón “¿Ya tiene ORCID?” y aceptar la vinculación con el Repositorio UC

Consultas

Si tiene consultas sobre estos pasos, puede escribir a didemuc@uc.cl

Descarga la política aquí.

ASPECTOS GENERALES

Propósito: Establecer un conjunto de acciones que faciliten la aplicación de la normativa vigente para la adquisición de bienes, contratación de personas y servicios de las iniciativas de investigación a ser conducidas en la Escuela de Medicina de la Pontificia Universidad Católica de Chile.

Alcance: Este Instructivo debe ser aplicado a toda iniciativa de investigación, tales como proyectos extramurales financiados por agencias gubernamentales nacionales o internacionales, proyectos intramurales financiados por la Vicerrectoría de Investigación o la Dirección de Investigación y Doctorado de la Escuela de Medicina, estudios clínicos financiados por la industria farmacéutica y de dispositivos médicos, contratos de investigación financiados por entidades gubernamentales u organizaciones con o sin fines de lucro.

Documentos relacionados: Bases técnicas y administrativas de los programas de financiamiento, convenios de subvención del proyecto; Políticas y procedimientos financieros UC (disponibles en: http://finanzas.uc.cl/); Contratos firmados entre la Universidad y el mandante.

1. Generalidades

1.1. Inicio de actividades

• Toda iniciativa de investigación debe tener acta de aprobación por el o los Comités Ético(s) y/o de Bioseguridad que hayan sido asignados, previamente a ejecutar cualquier gasto, por lo que serán rechazados aquellos documentos con fecha previa a la fecha de esta(s) aprobación(es). De igual forma, la iniciativa de investigación deberá en todo momento tener un acta de aprobación vigente.
• El reconocimiento de ingresos está supeditado a un Convenio o Contrato firmado entre la entidad financista y la Universidad.
• Para poder iniciar el proceso de pago de cualquier tipo de gasto de una iniciativa de investigación, el Centro de Costo creado para estos fines debe disponer en todo momento de un saldo suficiente para poder cubrir estos gastos.

1.2. Montos del gasto, tipo de documentos y condiciones de entrega

• Compras superiores a $20.000 deben ser facturadas, salvo que las bases del fondo sean más estrictas y expliciten un monto inferior.
• Compras superiores a $2.000.000 deben ser acompañadas de tres cotizaciones, salvo que las bases del fondo sean más estrictas y expliciten montos inferiores. En caso de existir proveedor único, se requiere la presentación de carta que certifique la exclusividad suscrita por la empresa proveedora.
• Factura electrónica: Para aceptar el documento se debe adjuntar el comprobante de pago, en caso de que se haya realizado en efectivo, necesariamente la factura debe estar timbrada por la empresa indicando que fue pagada o incorporar una observación en la cual se indique que el pago se realizó en efectivo. No se aceptarán documentos que indiquen esta información escrita a mano alzada.
• Factura papel: Para validar el pago, se debe adjuntar la copia cedible y comprobante de pago.

1.3. Datos de facturación

Toda compra que se realice por medio de factura y a nombre de la Universidad, debe ser emitida exclusivamente con los siguientes datos:

Razón social	Pontificia Universidad Católica de Chile
Dirección	Av. Libertador Bernardo O´Higgins #340
Comuna	Santiago
Rut	81.698.900-0
Giro	Enseñanza Superior en Universidades Privadas

Consideraciones:

• Este requerimiento aplica a todo tipo de compras cursadas con fondos alojados en la Universidad, independiente de su fuente de financiamiento.
• Los documentos que no se ajusten a la norma, no podrán ser cursados para pago.

1.4. Datos cuenta corriente

Toda vez que se requiera realizar un ingreso de fondos a la Universidad, deberá transferirse/depositarse en la siguiente cuenta:

a. Nacional

Tipo	Cuenta corriente
Banco	Santander
Cuenta corriente N°	08-0104190-8
Nombre	Pontificia Universidad Católica de Chile
Rut	81.698.900-0

b. Internacional en dólares estadounidenses

Bank	Citibank
Address	111 Wall Street, New York, NY
Name	Pontificia Universidad Católica de Chile
Account Number	36996989
ABA	021000089
SWIFT Code	CITIUS33

c. Internacional en Euros

Bank	Citibank
Address	P.O.Box 78,336 Strand London WC 2R 1HB, England
Name	Pontificia Universidad Católica de Chile
Account Number	10645524
IBAN	GB46CITI18500810645524
SWIFT Code	CITIGB2L

Consideraciones:

• Una vez realizado el traspaso de fondos, se debe enviar al Analista designado el comprobante de la operación bancaria, ya sea transferencia electrónica o depósito en sucursal, documento requerido para gestionar internamente el reconocimiento de ingresos.
• El tipo de cambio a utilizar en una invoice, corresponderá al valor observado (Banco Central) del día que se generen.

1.5. Gastos no presupuestados

• Toda actividad necesaria para la iniciativa de investigación que no esté considerada en el presupuesto aprobado por el Financista, debe pasar por un proceso de reitemización, por el cual a través del Analista asignado se solicita al Financista una modificación justificada en el presupuesto reorganizando los fondos adjudicados.
• Una vez aprobada la solicitud por el Financista, se puede realizar la actividad y por tanto asignar los gastos de esta actividad a la iniciativa de investigación.

2. Boletas de Honorarios (BH)

• Aplica exclusivamente a personas que no deban cumplir horarios ni trabajar bajo supervisión de un funcionario de la Universidad (Ej: Labores tipo consultoría).
• Para cursar a pago este tipo de documentos, se debe enviar el analista asignado la Orden de Pago correspondiente (ver anexo 1) y copia del Contrato correspondiente en los casos que corresponda.
• Para generar el contrato se debe seguir lo establecido en el Instructivo de Incorporación de Recursos Humanos en Iniciativas de Investigación.

Las BH deben ser confeccionadas con los siguientes datos:

Razón social	Pontificia Universidad Católica de Chile
Dirección	Av. Libertador Bernardo O´Higgins 340
RUT	81.698.900-0
Glosa	Cargo o función, fuente de financiamiento, centro de costos, código del proyecto o contrato, mes y año de las actividades ejecución. Ej: análisis datos, 3883-4XX, FONDEF CA16XXXX, agosto 2017.
Retención	La Universidad retiene el 10%.

Consideraciones:

• Toda boleta de honorarios debe tener estricta correlación con el monto indicado en el contrato, en caso de que esto no ocurra, no se podrá gestionar el pago.
• Un pago único menor o igual a $500.000, podrá cursarse sin la necesidad de gestionar un contrato, salvo que las bases del concurso indiquen lo contrario (Sobre este monto siempre se solicitará un contrato, sin embargo, es posible que por montos menores también se solicite, esto dependiendo de la naturaleza del servicio. Ej: Un servicio fotográfico de 2 horas que tiene un costo de $500.000 también estará sujeto a un contrato, esto dado que supera el costo de mercado).
• Todo pago único sobre $500.000 requerirá la confección de un contrato por prestación de servicios, y solo se podrán gestionar los pagos a las personas que cuenten con su contrato de honorarios vigente firmado tanto por el Prestador como por el Representante Institucional.
• De igual forma, para labores o servicios que impliquen más de un pago, necesariamente se deberá confeccionar un contrato de prestación de servicios. 
• Un contrato por prestación de servicios, debe ser visado por la Subdirección de RRHH de la Facultad y por la Dirección de Personal de la Universidad por lo que se debe considerar un 1 mes desde que se realiza la solicitud hasta que se cuenta con el contrato firmado por la Dirección de Personal de la UC y el Prestador.

3. Pago de incentivos o asignaciones por proyecto

• Aplica a funcionarios de la Universidad, sean académicos o administrativos. Para cursar el pago de una asignación, el gasto debe estar considerado en el presupuesto de la iniciativa de investigación.
• Se debe contar con un anexo de contrato por la actividad específica a realizar en aquellos casos exigidos por el Financista. Para la generación del anexo de contrato se debe consultar el Instructivo Incorporación de Recursos Humanos en Iniciativas de Investigación.
• Para cursar a pago, se debe enviar firmado al Analista asignado el Formulario Pago Asignaciones correspondiente (ver anexo 2) y copia del Anexo de contrato cuando corresponde.

Consideraciones:

• Un Anexo de contrato debe ser visado por la Subdirección de RRHH de la Facultad y por la Vicerrectoría Económica de la Universidad por lo que se debe considerar un 1 mes desde que se realiza la solicitud hasta que se cuenta con el anexo de contrato firmado por la Dirección de Personal de la UC y el funcionario UC.
• El monto de la asignación aparecerá reflejado en la liquidación de sueldo y es un haber imponible.

4. Fondos a rendir

Corresponder a recursos que entregados a funcionarios de la Universidad, bajo la modalidad de:

a) Caja chica: Permite contar con recursos renovables con tope de $50.000, los cuales deben ser rendidos cada 30 días, dando cuenta del total o parcial del monto disponible. Una vez se aprueba la rendición, se vuelve a generar un vale vista (si se solicita explícitamente también puede ser mediante transferencia electrónica o cheque) por el monto rendido.

b) Fondos a rendir: Permite solicitar un monto no renovable con tope de 100 UF, el cual debe ser rendido en su totalidad 30 días posteriores a su emisión. Para rendir se debe enviar al analista asignado el Formulario de Rendición de Fondos a Rendir (ver anexo 3), el cual debe ser firmado por el Investigador Responsable de la iniciativa de investigación.

Consideraciones:

• Los fondos deben ser rendidos en un plazo no superior a 30 días desde su emisión. Sin perjuicio de lo anterior, antes del 15 de diciembre todos los fondos entregados deberán ser rendidos.
• Los documentos de respaldo deber ser originales, legibles y no contener enmiendas.
• Para gastos de compensación a voluntarios de investigaciones clínicas se debe entregar “vale por” firmado por voluntario e indicando conformidad.
• Si un pago se realizó con tarjeta de crédito, se requiere el comprobante de pago (boucher o transferencia electrónica) a nombre del funcionario UC al que se entregó el fondo. En su defecto se puede entregar cartola bancaria donde se refleje la transacción.
• La revisión y aprobación de la rendición del fondo tarda en promedio 30 días corridos.
• No pueden ser cargados a este tipo de fondos: remuneraciones o Anticipos, horas extraordinarias, cualquier trabajo remunerado al personal de planta de la Universidad, compra de artículos inventariables, reparaciones de vehículos, importaciones, combustible, otros similares.

5. Pago a proveedores

• Permite generar una compra y solicitar el pago a un proveedor de un servicio o producto utilizado en una iniciativa de investigación.
• Para cursar a pago este tipo de documentos, se debe enviar el Analista asignado la Orden de Pago correspondiente, adjuntando Factura o Invoice (ver anexo 1) y tres cotizaciones cuando corresponda.
• En aquellos casos en que se genere un cheque, el proveedor debe realizar el retiro en Lira #17, primer piso, en horario hábil y presentar la siguiente documentación: RUT empresa, CI de quien retira, cuarta copia cedible de la factura, Poder simple para la persona que retira el cheque.

Consideraciones:

• Compras superiores a $20.000 necesariamente deben ser facturadas, salvo que las exigencias del Financista sean más estrictas y exijan facturar por montos inferiores.
• Toda factura debe ser emitida con los datos indicados en el punto 1.3 del presente instructivo. Este requerimiento aplica a todo tipo de compras cursadas con fondos alojados en la institución, independiente de su fuente de financiamiento.
• Compras superiores a $2.000.000 necesariamente deben ser acompañadas de tres cotizaciones. En caso de existir proveedor único, se requiere la presentación de carta que certifique la exclusividad suscrita por la empresa proveedora. Si el Financista establece condiciones más exigentes, se deberá cumplir con estas últimas.
• Los documentos deber ser originales, legibles y no contener enmiendas.

6. Viáticos

• Los funcionarios UC, que en su carácter de tales y por razones de la iniciativa de investigación deban ausentarse del lugar de su desempeño habitual, tendrán derecho a percibir una asignación que se denominará viático, para los gastos de alojamiento y alimentación en que incurrieren, la que no será considerada sueldo para ningún efecto legal.
• La solicitud de viático debe ser canalizada por medio del Analista designado con cargo al Centro de Costos de la iniciativa de investigación con al menos 30 días antes del uso de estos fondos, mediante el formulario de solicitud de Viático (ver anexo 4). No será posible cursar esta solicitud con menos días.
• Aquí pueden revisar la tabla de viáticos internacional.

Justificación del monto asignado:

• Se deben rendir dentro de 15 días del regreso, mediante el formulario de Justificación de Viático (ver anexo 5).
• El formulario debe indicar datos del beneficiario.
• Se debe rendir con copia del pasaporte timbrado por policía Internacional (entrada y salida de ambos países) junto con los pasajes de ida y regreso o en su defecto, las facturas de hotel u otro documento que permitan obtener una certificación clara de la realización del viaje.
• En caso de congreso, certificado de inscripción o de asistencia.
• En caso de pasantía, carta de invitación o reporte de la actividad.

Descargar versión PDF del instructivo aquí

El periodo de gestión de estos documentos solicitados por FONDECYT es entre Marzo y Diciembre del año en curso, con tal de estar en condiciones para ser presentados en la rendición del proyecto del año siguiente. Lo anterior, considerando los procesos administrativos institucionales de cierre financiero en enero y de vacaciones en febrero de cada año.

En el mes de Enero, se procederá sólo a la actualización de la Póliza de Seguro para ser presentada en la rendición de los proyectos en Marzo de ese año.

Cabe recordar que el Acta de Cesión del equipo sólo es requerida por FONDECYT en caso que adquiera a nombre del Investigador Responsable, por lo que no sería necesaria en caso que el equipo se compre con factura a nombre de la Pontificia Universidad Católica de Chile.

Los pasos a seguir son:

1. El Investigador Responsable debe enviar una copia digital a Ludwig Amigo, ludwig@uc.cl de los siguientes documentos:

• Formulario Acta de Cesión Fondecyt (aplica sólo cuando el equipo fue comprado a nombre del Investigador).
• Formulario Inspección Inicial de equipo que incluya una foto del equipo y una foto del número de serie.
• Factura legible (con timbre de pagado).
• Comprobante de pago legible (depósito o transferencia electrónica).
• Formulario de solicitud de póliza de seguro (enviar en formato Excel)

2. Además, el Investigador Responsable debe entregar una copia impresa con firma original de los mismos antecedentes a Mónica Badilla en la Dirección de Investigación y Doctorado, Edificio Académico de la Escuela de Medicina, Diagonal Paraguay 362, piso 1.
3. De haber consultas u observaciones a la información entregada, Ludwig Amigo se contactará con el Investigador Responsable para resolverlas.
4. De no haber consultas u observaciones, dentro de 30 días corridos de haberlos recibido en conformidad se informará al Investigador responsable que los documentos firmados e información necesaria para la rendición de FONDECY están listos para ser retirados con Mónica Badilla en la Dirección de Investigación y Doctorado, Edificio Académico de la Escuela de Medicina, Diagonal Paraguay 362, piso 1.

Descargables

• Formulario Acta Cesión de Bienes y Mobiliario FONDECYT Regular.
• Formulario Acta Cesión de Bienes y Mobiliario FONDECYT Iniciación.
• Formulario Acta Cesión de Bienes y Mobiliario FONDECYT Post-Doctorado.
• Formulario Inspección de Equipos.
• Solicitud Póliza de Seguro equipos FONDECYT

Descarga instructivo completo aquí.

El siguiente es el proceso para solicitar cotizaciones o convenios de prestaciones de salud a la Red de Salud UC-CHRISTUS, para el caso de proyectos de investigación iniciados por el/la investigador/a que son postulados a fondos concursables.

Para el caso de estudios clínicos de la industria farmacéutica y dispositivos médicos se debe tomar contacto con el Centro de Investigación Clínica UC (CICUC).

1. Etapa de postulación del proyecto
   Para solicitar una cotización por prestaciones de salud (laboratorio clínico, imagenologías, otros) se debe enviar el Formulario de solicitud de presupuesto (descargar) a Lorena Muñoz (lmunoz@ucchristus.cl), aclarando que se trata de un convenio con el área de proyectos de investigación de la Universidad. En el formulario se deben incluir los códigos de las prestaciones (ver listado de códigos).El costo total de las prestaciones debe estar presupuestado en el proyecto. Si el convenio dura más de un año y teniendo en cuenta que valores cambian año a año, para evitar problemas, se debe considerar un incremental anual del 7% en el precio de las prestaciones.
2. Etapa de ejecución del proyecto
   Para crear el convenio que asocia el proyecto de investigación se deben seguir los siguientes pasos:
   1. Factibilidad: Se debe(n) completar los formularios correspondientes para cada servicio donde se requieren prestaciones de salud, y enviar a las siguientes contrapartes:
      • Laboratorio clínico (descargar formulario): Lorena Silva (lsilva@med.puc.cl),
      • Imagenología (descargar formulario): Guianette Zárate (gzarate@ucchristus.cl),
      • Patología (descargar formulario): Lorena Muñoz (lmunoz@ucchristus.cl).Una vez validados se deben enviar estos documentos al Analista financiero a cargo del proyecto en la DIEMUC. En el caso de proyectos FONDECYT se debe dirigir al correo unidad.gestion@uc.cl
   2. Presupuesto: Se debe completar el formulario Solicitud de presupuesto (descargar) y enviar a Lorena Muñoz (lmunoz@ucchristus.cl), indicando que se trata de un convenio con el área de proyectos de investigación de la Universidad. Este paso también es necesario cuando se haya solicitado una cotización durante la etapa de postulación, por posibles actualizaciones en los precios.Una vez validado el presupuesto se debe enviar el formulario al Analista financiero a cargo del proyecto en la DIEMUC. En el caso de proyectos FONDECYT se debe enviar el formulario validado al correo unidad.gestion@uc.cl.
   3. Formulario de solicitud número de convenio: Este formulario (descargar) es exclusivo para solicitar el número de convenio, pero tiene como requisito que los formularios anteriores deben estar aprobados.Se debe enviar el formulario completado al Analista financiero a cargo del proyecto en la DIEMUC. El Analista financiero informará cuando el convenio ya esté activado. En el caso de proyectos FONDECYT se debe enviar el formulario validado al correo unidad.gestion@uc.cl.

1. INTRODUCCION:

El objetivo de este proceso es establecer el procedimiento de acceso a datos clínicos para usos secundarios distintos a la actividad clínica asistencial habitual de la Red de Salud UC CHRISTUS, resguardando la confidencialidad en el manejo de dicha información.

El presente proceso hace referencia a todas las solicitudes de acceso a datos clínicos para usos secundarios aplicable a todos los centros de la Red de Salud UC CHRISTUS. Los usos secundarios que forman parte del alcance de este proceso serán la gestión institucional, la investigación científica, fines de salud pública y requerimiento de la autoridad competente.
Se excluyen de este proceso los estudios por encargo de la industria.

Para mayor información referirse a la política correspondiente

Acceso para fines de investigación científica: La solicitud de acceso a datos clínicos solo podrá estar asociada a los siguientes usos secundarios por quienes aquí se detallan:

• Investigador Responsable y/o Co-Investigador y personal de apoyo de la investigación, que cuenten con las autorizaciones requeridas en conformidad con la presente Política de Acceso a Datos Clínicos para usos secundarios.
• Estudiantes de pre y post grado de la Facultad de Medicina de la Pontificia Universidad Católica de Chile que desarrollan investigación clínica, bajo la responsabilidad y supervisión de un Investigador Responsable que cuente con las autorizaciones requeridas en conformidad con la presente Política de Acceso a Datos Clínicos para usos secundarios.

Requisitos para autorizar el acceso a Datos Clínicos para fines de investigación científica:
La Dirección Médica de la Red de Salud UC CHRISTUS, las siguientes autorizaciones emitidas de manera formal y por escrito:
a. Acta de aprobación ética: Certificado de aprobación del proyecto de investigación emitido por el Comité Ético Científico acreditado que corresponda.

b. Certificado de autorización emitido por la DIEMUC: Certificado o autorización emitido por la Dirección de Investigación de la Escuela de Medicina UC (DIEMUC), o Dirección de Investigación de las otras Escuelas de la Facultad de Medicina UC.

c. Autorización Director de Centro de Salud: En el caso de que corresponda, certificado o autorización formal y por escrito de la Dirección Médica del Centro específico en el cual se llevará a cabo la investigación científica.

2. PROCESO PARA SOLICITAR ACCESO:

El solicitante debe enviar a la DIEMUC los siguientes antecedentes a través del formulario en línea Solicitud de acceso a datos clínicos de la Red de Salud UC-CHRISTUS: Rellenar formulario

El solicitante deberá adjuntar los siguientes antecedentes:

a. Acta de aprobación ética

b. Consentimiento informado (si corresponde)

c. Carta del Jefe de Departamento

d. Autorización del Director de todos los Centro de Salud involucrados en el estudio y de los cuáles se necesita acceder a datos clínicos

e. Anexo 1: Información sobre el proyecto y uso de datos. Debe ser completado por el solicitante

f. Anexo 2: Compromiso de confidencialidad – debe ser firmado por todas las personas que accederán a los datos (uno por persona)

g. Formulario Personal del proyecto: Incluir a todas las personas que necesitarán acceder a datos clínicos para uso secundario. Si el Investigador Responsable no es académico, se deberá incluir un tutor (académico responsable).

La DIEMUC luego de revisar los antecedentes en un plazo de 5 días hábiles emitirá un Certificado de autorización y enviará todos los antecedentes a la Dirección Médica Red Salud UC CHISTUS con copia al solicitante e investigador principal.

Una vez recibidos los antecedentes por la Dirección Médica de la Red de Salud UC CHRISTUS emitirá una comunicación, dentro de un plazo máximo de 15 días hábiles, en la cual se indique la aceptación o rechazo de la solicitud de acceso presentada.

En caso de aceptación, emitirá un certificado o autorización formal y por escrito dirigida al solicitante y al responsable de Informática Clínica de Gerencia de Sistemas dando acceso a los Datos Clínicos requeridos exclusivamente para la finalidad indicada y por un plazo definido, el cual, no podrá exceder de 12 meses. Podrá ser renovado a solicitud de la parte interesada, por periodos iguales y sucesivos de 12 meses cada uno en atención a los requerimientos de la Investigación científica de que se trate.

1. INTRODUCCION:

El objetivo de este proceso es establecer el procedimiento para la creación de una cuenta en ClinicalTrials.gov para investigadores de la Escuela de Medicina.

Requisitos para la creación de cuenta:
La cuenta se creará para Investigadores que tengan nombramiento académico en la Escuela de Medicina.

2. PROCESO PARA SOLICITAR CREACIÓN DE LA CUENTA:

El solicitante debe enviar un correo a proyectos.didemuc@uc.cl solicitando la creación de la cuenta. La DIEMUC creará la cuenta solicitada y confirmará al investigador la creación de la cuenta informando el “User login name”. El correo asociado a la cuenta será el correo institucional UC.

Importante:

Cabe señalar que el rol de la Dirección de Investigación de la Escuela de Medicina es validar la completitud del registro, no así del contenido mismo, y liberar el registro para que ClinicalTrials.gov revise, apruebe y posteriormente publique el estudio asignando un ID.

3. REGISTRO DEL ESTUDIO:

Para le registro del estudio encontrará tutoriales en el sitio web para asistir en este proceso.